Zarządzanie efektywnością zespołu

Cele

CELEM SZKOLENIA jest nabycie umiejętności skutecznego planowania i organizowania pracy pracowników oraz efektywnego wykorzystania narzędzi do planowania i kontroli realizacji zadań w zespole.

Po szkoleniu Uczestnicy będą potrafili:

Stosować w praktyce zasady pracy z „Time Planerem”
Wyznaczać priorytety i zadania w oparciu macierz Eisenhowera
Identyfikować potrzeby w oparciu o zasadę Pareto
Stosować zasadę ABC do skutecznego zarządzania czasem pracy zespołu
Zwiększać efektywność własną i zespołów poprzez stosowanie poznanych narzędzi

Korzyści

KORZYŚCI DLA UCZESTNIKA

Skrócenie czasu realizacji wyznaczonych zadań
Wzrost jasności i transparentności pracy u pracowników
Wzrost skuteczności w realizacji zadań
Optymalizacja i racjonalizacja decyzji
Efektywne wykorzystanie technik w planowaniu i delegowaniu zadań

KORZYŚCI DLA ORGANIZACJI

Optymalizowanie procesów decyzyjnych w organizacji
Wzrost efektywności w podejmowaniu właściwych decyzji
Wzrost zaangażowania pracowników w realizację codziennych zadań
Wzrost efektywności pracy zespołu i całej organizacji
Wzrost szybkości reakcji firmy na potrzeby jej klientów zewnętrznych i wewnętrznych

Program

ZARYS PROGRAMU SZKOLENIA

Wprowadzenie do zagadnień efektywności pracy

Identyfikacja własnego stylu planowania i organizowania pracy (nawyki pracy)
Rola menedżera w efektywności pracy zespołowej

Planowanie strumienia zadań

Zasadnicze reguły planowania czasu pracy
Planowanie i organizowanie pracy w zespole
Określanie celu – zasada SMART
Kryterium celów biznesu – Kryterium relacji z ludźmi

Hierarchizacja zadań – przegląd narzędzi wspierających podejmowanie decyzji. Analiza czasu pracy:

Identyfikacja zadań priorytetowych
Wyznaczanie priorytetów wg zasady Pareto
Analiza priorytetów wg zasady Eisenhowera
Moje priorytety a priorytety innych – jak je uzgadniać?
Strategie działania w poszczególnych obszarach matrycy Eisenhower’a
Rodzaje zadań ważnych I pilnych
Koszty funkcjonowania w obszarach ważnych i pilnych

Metody planowania i organizowania pracy

Planowanie i organizowanie pracy z zastosowaniem techniki PERT
Dyskusja nad wadami i zaletami planowania miękkiego i sztywnego
Ryzyko działań nieprzewidzianych, jaki założyć margines błędu?
Diagnoza czynników najczęściej pożerających czas na poziomie indywidualnym, zespołowym i organizacyjnym
Poszukiwanie strategii naprawczych w celu zwiększenia efektywności działań poszczególnych pracowników, zespołów, organizacji jako struktury
Obieg dokumentów w firmie (analiza i selekcja dokumentów)
Racjonalne organizowanie spotkań i narad

Wyznaczanie i przekazywanie zadań do wykonania

Ustalanie norm i standardów zadań do wykonania. Wyznaczanie zestawu KPI służących do realizacji celów biznesowych
Kontrola czasu pracy podwładnych
Czynniki podlegające kontroli – wyniki, przebieg prac, zakresy kontroli
Przykładowe listy kontrolne

Forma szkolenia

METODYKA SZKOLEŃ

Nasze szkolenia realizujemy w formie warsztatowej zarówno stacjonarnie, jak i online, stosując różne modele i standardy:

1. MODELE I STANDARDY:

Model TO BE (Training Oriented Business Efficiency)
Model SEB (Szkoleń Efektywnych Biznesowo)
Model J. Kirkpatrick’a
Standard SUS 2.0

2. WARSZTATY STACJONARNE

Metodyka szkoleniowa:

Warsztaty stacjonarne są prowadzone metodami aktywnymi, z dużym naciskiem na praktykę i interakcję. Metoda warsztatowa zapewnia intensywną pracę praktyczną z trenerem, co składa się z:

80% zajęć praktycznych i 20% zajęć teoretycznych.
Skupienie na aktywizowaniu potencjału i zasobów uczestników.
Rozwijanie umiejętności biznesowych, psychologicznych i społecznych.
Uwzględnianie specyfiki działalności firmy, np. analiza przypadków (case study).

Formy aktywności:

Gry decyzyjne i strategiczne, metodyka grywalizacyjna
Zespołowe rozwiązywanie problemów
Symulacje typowych i trudnych sytuacji stanowiskowych
Prezentacje, mini wykłady, sesje burzy mózgów
Dyskusje grupowe, zadania indywidualne i zespołowe
Odgrywanie ról i scenek

Podsumowania: Każde zadanie praktyczne kończy się sesją wymiany refleksji i spostrzeżeń (sharing session). Trener podsumowuje poszczególne bloki zagadnień. Wykorzystywane są także testy i środki audiowizualne, takie jak kamery video czy fragmenty filmów szkoleniowych. Plan Działań Wdrożeniowych (PDW):

Transfer wiedzy do środowiska pracy
Zastosowanie nowych kompetencji w praktyce
Monitoring realizacji i postępów
Wzrost motywacji do zmiany nawyków

Formuła warsztatu stacjonarnego:

2 dni szkoleniowe (16 godzin, najczęściej 2x8h)
Maksymalna liczba uczestników: 15 osób
Minimalna liczba uczestników: 6 osób
Prowadzone przez trenerów praktyków z kilkunastoletnim doświadczeniem

3. WARSZTATY ONLINE

Metodyka szkoleniowa:

Warsztaty online są również prowadzone metodami aktywnymi, z naciskiem na interaktywność i wymianę doświadczeń. Wykorzystywane są różne technologie transmisji video i narzędzia cyfrowe: Formy aktywności:

Praca w podgrupach, dyskusja na forum, burza mózgów
Case study, quizy, gry online
Zadania indywidualne, wykorzystanie chatów moderowanych

Technologie:

Zoom, MS Teams, Google Meet, Clickmeeting
Narzędzia: Mural, Miro, Padlet, Mentimeter

Podsumowania: Podobnie jak w szkoleniu stacjonarnym, uczestnicy będą mieli okazję planować zadania wdrożeniowe i wypróbować nowe kompetencje. Stały kontakt z trenerem i grupą (zamknięta grupa dyskusyjna, sesje pytań i odpowiedzi). Formuła warsztatu online:

2 dni szkoleniowe (16 godzin, najczęściej 4x4h lub 2x8h)
Maksymalna liczba uczestników: 15 osób
Minimalna liczba uczestników: 6 osób
Zajęcia realizowane najczęściej w formie 2-4 spotkań 4h, oddzielonych 1-2 tygodniowym czasem pracy wdrożeniowym

Plan Działań Wdrożeniowych (PDW):