Lean management w administracji
Cele
CELEM SZKOLENIA jest przygotowanie menedżerów do skutecznego wdrażania Lean management w procesach administracyjno – biurowych. Szkolenie pozwoli na poznanie możliwości praktycznego zastosowania narzędzi optymalizacji procesów w środowisku biurowym i administracyjnym.
Po szkoleniu Uczestnicy będą potrafili:
- Sprawnie identyfikować obszary marnotrawstw w podległych procesach
- Optymalizować procesy w oparciu o sprawdzone narzędzia i rozwiązania
- Stosować narzędzia Lean Management w podległych procesach
- Redukować koszty dzięki wdrażaniu usprawnień w procesach
- Planować działania zgodnie z zasadami ciągłego doskonalenia
- Budować kulturę Lean w podległych jednostkach organizacyjnych
Korzyści
KORZYŚCI DLA UCZESTNIKA
- Poznanie narzędzi optymalizacji procesów biurowych I administracyjnych
- Poznanie metod pracy, które w znaczący sposób wpływają na podniesienie jakości procesów biurowych i administracyjnych poprzez eliminację marnotrawstw
- Skrócenie czasu realizacji zadań oraz angażowanie mniejszych zasobów
- Wdrożenie w codzienną praktykę rozwiązań pozwalających na szybkie i efektywne zmniejszenie kosztów funkcjonowania obszarów administracyjnych
KORZYŚCI DLA ORGANIZACJI
- Wzrost świadomości biznesowej wśród pracowników
- Wzrost efektywności procesów i pracy ludzi w firmie
- Osiąganie lepszych wyników biznesowych
- Skrócenie czasu realizacji wartości dla klienta
- Zmniejszenie kosztów operacyjnych w procesach od kilkunastu do kilkudziesięciu %
Program
ZARYS PROGRAMU SZKOLENIOWEGO
Krótka historia podejścia Lean
- TPS (Toyota Production System) i JIT(Just In Time) – główne zasady
- Dlaczego Lean In Office – główne korzyści
- Podejście Lean – kultura, postawa, zachowanie
- Głos klienta (VOC) – czym jest, jak stosować, jakie narzędzia zastosować do pomiaru? Wykorzystanie głosu klienta na rzecz wzrostu jakości wyników procesów
- Optymalizacja procesów administracyjnych
- Modelowanie procesu, zarządzanie procesowe, doskonalenie procesów administracyjnych. Model przebiegu pracy.
Mapowanie strumienia wartości w procesach biurowych
- 8 rodzajów marnotrawstwa
- Mapa stanu obecnego
- Mapa stanu przyszłego
Narzędzia podejścia Lean In Office
- Rola managementu
- Ukierunkowanie na cel i wyniki
- Efektywne spotkania
- Komunikacja wizualna
- 5S (biurka i dokumentacja)
Rozwiązywanie problemów
- Narzędzia rozwiązywania problemów (m.in.: 5-why, diagram Ishikawy)
- Praca zespołowa
Wskaźniki Lean In Office
- Przepływ
- Wizualizacja
- KPI – Key Performance Indicators
Zarządzanie pracownikami w podejściu Lean In office
- Dojrzały leadership
- Kaizen
- Wyzwania
Forma szkolenia
METODYKA SZKOLEŃ
Nasze szkolenia realizujemy w formie warsztatowej zarówno stacjonarnie, jak i online, stosując różne modele i standardy:
1. MODELE I STANDARDY:
- Model TO BE (Training Oriented Business Efficiency)
- Model SEB (Szkoleń Efektywnych Biznesowo)
- Model J. Kirkpatrick’a
- Standard SUS 2.0
2. WARSZTATY STACJONARNE
Metodyka szkoleniowa:
Warsztaty stacjonarne są prowadzone metodami aktywnymi, z dużym naciskiem na praktykę i interakcję. Metoda warsztatowa zapewnia intensywną pracę praktyczną z trenerem, co składa się z:
- 80% zajęć praktycznych i 20% zajęć teoretycznych.
- Skupienie na aktywizowaniu potencjału i zasobów uczestników.
- Rozwijanie umiejętności biznesowych, psychologicznych i społecznych.
- Uwzględnianie specyfiki działalności firmy, np. analiza przypadków (case study).
Formy aktywności:
- Gry decyzyjne i strategiczne, metodyka grywalizacyjna
- Zespołowe rozwiązywanie problemów
- Symulacje typowych i trudnych sytuacji stanowiskowych
- Prezentacje, mini wykłady, sesje burzy mózgów
- Dyskusje grupowe, zadania indywidualne i zespołowe
- Odgrywanie ról i scenek
Podsumowania: Każde zadanie praktyczne kończy się sesją wymiany refleksji i spostrzeżeń (sharing session). Trener podsumowuje poszczególne bloki zagadnień. Wykorzystywane są także testy i środki audiowizualne, takie jak kamery video czy fragmenty filmów szkoleniowych.
Plan Działań Wdrożeniowych (PDW):
- Transfer wiedzy do środowiska pracy
- Zastosowanie nowych kompetencji w praktyce
- Monitoring realizacji i postępów
- Wzrost motywacji do zmiany nawyków
Formuła warsztatu stacjonarnego:
- 2 dni szkoleniowe (16 godzin, najczęściej 2x8h)
- Maksymalna liczba uczestników: 15 osób
- Minimalna liczba uczestników: 6 osób
- Prowadzone przez trenerów praktyków z kilkunastoletnim doświadczeniem
3. WARSZTATY ONLINE
Metodyka szkoleniowa:
Warsztaty online są również prowadzone metodami aktywnymi, z naciskiem na interaktywność i wymianę doświadczeń. Wykorzystywane są różne technologie transmisji video i narzędzia cyfrowe:
Formy aktywności:
- Praca w podgrupach, dyskusja na forum, burza mózgów
- Case study, quizy, gry online
- Zadania indywidualne, wykorzystanie chatów moderowanych
Technologie:
- Zoom, MS Teams, Google Meet, Clickmeeting
- Narzędzia: Mural, Miro, Padlet, Mentimeter
Podsumowania: Podobnie jak w szkoleniu stacjonarnym, uczestnicy będą mieli okazję planować zadania wdrożeniowe i wypróbować nowe kompetencje. Stały kontakt z trenerem i grupą (zamknięta grupa dyskusyjna, sesje pytań i odpowiedzi).
Formuła warsztatu online:
- 2 dni szkoleniowe (16 godzin, najczęściej 4x4h lub 2x8h)
- Maksymalna liczba uczestników: 15 osób
- Minimalna liczba uczestników: 6 osób
- Zajęcia realizowane najczęściej w formie 2-4 spotkań 4h, oddzielonych 1-2 tygodniowym czasem pracy wdrożeniowym
Plan Działań Wdrożeniowych (PDW):
- Transfer wiedzy do środowiska pracy
- Zastosowanie nowych kompetencji w praktyce
- Monitoring realizacji i postępów
- Wzrost motywacji do zmiany nawyków
Pre i post work: Wszystkie szkolenia są poprzedzone pre i post workami, w tym zadaniami, zapoznaniem się z konkretnymi treściami i case study.
Kontakt
Dofinansowanie/BUR
