CELEM SZKOLENIA jest przygotowanie menedżerów do skutecznego wdrażania Lean management w procesach administracyjno – biurowych. Szkolenie pozwoli na poznanie możliwości praktycznego zastosowania narzędzi optymalizacji procesów w środowisku biurowym i administracyjnym.

Po szkoleniu Uczestnicy będą potrafili:

• Sprawnie identyfikować obszary marnotrawstw w podległych procesach
• Optymalizować procesy w oparciu o sprawdzone narzędzia i rozwiązania
• Stosować narzędzia Lean Management w podległych procesach
• Redukować koszty dzięki wdrażaniu usprawnień w procesach
• Planować działania zgodnie z zasadami ciągłego doskonalenia
• Budować kulturę Lean w podległych jednostkach organizacyjnych

KORZYŚCI DLA UCZESTNIKA

• Poznanie narzędzi optymalizacji procesów biurowych I administracyjnych
• Poznanie metod pracy, które w znaczący sposób wpływają na podniesienie jakości procesów biurowych i administracyjnych poprzez eliminację marnotrawstw
• Skrócenie czasu realizacji zadań oraz angażowanie mniejszych zasobów
• Wdrożenie w codzienną praktykę rozwiązań pozwalających na szybkie i efektywne zmniejszenie kosztów funkcjonowania obszarów administracyjnych

KORZYŚCI DLA ORGANIZACJI

• Wzrost świadomości biznesowej wśród pracowników
• Wzrost efektywności procesów i pracy ludzi w firmie
• Osiąganie lepszych wyników biznesowych
• Skrócenie czasu realizacji wartości dla klienta
• Zmniejszenie kosztów operacyjnych w procesach od kilkunastu do kilkudziesięciu %

ZARYS PROGRAMU SZKOLENIOWEGO

Krótka historia podejścia Lean

• TPS (Toyota Production System) i JIT(Just In Time) – główne zasady
• Dlaczego Lean In Office – główne korzyści
• Podejście Lean – kultura, postawa, zachowanie
• Głos klienta (VOC) – czym jest, jak stosować, jakie narzędzia zastosować do pomiaru? Wykorzystanie głosu klienta na rzecz wzrostu jakości wyników procesów
• Optymalizacja procesów administracyjnych
• Modelowanie procesu, zarządzanie procesowe, doskonalenie procesów administracyjnych. Model przebiegu pracy.

Mapowanie strumienia wartości w procesach biurowych

• 8 rodzajów marnotrawstwa
• Mapa stanu obecnego
• Mapa stanu przyszłego

Narzędzia podejścia Lean In Office

• Rola managementu
• Ukierunkowanie na cel i wyniki
• Efektywne spotkania
• Komunikacja wizualna
• 5S (biurka i dokumentacja)

Rozwiązywanie problemów

• Narzędzia rozwiązywania problemów (m.in.: 5-why, diagram Ishikawy)
• Praca zespołowa

Wskaźniki Lean In Office

• Przepływ
• Wizualizacja
• KPI – Key Performance Indicators

Zarządzanie pracownikami w podejściu Lean In office

• Dojrzały leadership
• Kaizen
• Wyzwania

Nasze szkolenia realizujemy w formie warsztatowej, zarówno na sali szkoleniowej (stacjonarnie) oraz w formie warsztatów on-line (zdalnie).

Wszystkie nasze szkolenia realizowane w oparciu o stosowany przez nas:

• model TO BE (Training Oriented Business Efficiency)

• model SEB (Szkoleń Efektywnych Biznesowo)

• model J. Kirkpatrick’a

• standard SUS 2.0

Metodyka szkoleniowa

Warsztat przeprowadzony jest metodami aktywnymi, jako intensywna praca praktyczna na sali szkoleniowej z trenerem (80% zadań praktycznych, 20% zajęć teoretycznych), co pozwala zachować wysoce interaktywny charakter procesu uczenia. Metoda warsztatowa skupiona jest na aktywizowaniu potencjału i zasobów uczestników grupy, tworzy okazję do zdobywania nowych doświadczeń i rozwijania umiejętności: biznesowych, psychologicznych i społecznych.

Zadania proponowane w trakcie szkolenia uwzględniają bieżące sytuację i specyfikę działalności Państwa firmy (analiza przypadków – tzw. case study), a ponadto:

• gry decyzyjne, strategiczne, metodyka grywalizacyjna

• zespołowe rozwiązywanie problemów

• symulacje typowych i trudnych sytuacji stanowiskowych

• prezentacje oraz mini wykłady

• sesje burzy mózgów

• dyskusje grupowe

• zadania indywidulane i zespołowe

• odgrywanie ról i scenek

Każde zadania praktyczne zawierają element działania i podsumowania w formie sharing session (wymiana pogłębionych refleksji i spostrzeżeń uczestników). Podsumowania trenera zamykają poszczególne bloki zagadnień. W trakcie warsztatu wykorzystywane są również testy pozwalające na rozpoznanie własnych predyspozycji oraz środki audiowizualne (kamera video do rejestracji i odtwarzania przebiegu niektórych ćwiczeń, fragmenty filmów szkoleniowych etc.)

Praca podczas szkolenia skoncentrowana będzie na poszukiwaniu najbardziej użytecznych i praktycznych w zastosowaniu rozwiązań, wypracowanych w oparciu o konkretne przykłady z życia organizacji lub przykłady z branż o podobnym profilu.

Wspieramy zastosowanie nowo nabytej wiedzy i umiejętności na stanowisku pracy poprzez zbudowanie indywidualnego Planu Działań Wdrożeniowych (PDW), którego celem jest:

• transfer wiedzy do środowiska pracy

• zastosowanie rozwijanych podczas szkolenia kompetencji w praktyce, czyli codziennej pracy

• monitoring realizacji i postępów wdrożenia nowych kompetencji

• wzrost motywacji uczestników do zmiany nawyków i sposobu pracy

Formuła warsztatu STACJONARNEGO

• 2 dni szkoleniowe

• 16 godzin szkoleniowych (realizowanych najczęściej 2x8h)

• zadanie wdrożeniowe po każdym szkoleniu

• maksymalna liczba uczestników 15 osób

• minimalna liczba uczestników 6 osób

Szkolenie zostanie prowadzone są przez trenerów praktyków z co najmniej kilkunastoletnim doświadczeniem trenerskim i biznesowym, którzy zostali pozytywnie zweryfikowani na przestrzeni naszych kilkunastoletnich doświadczeń.

Wszystkie szkolenia poprzedzone są pre i post workami w formie zadań, zapoznania się z konkretnymi treściami, case study etc.

Metodyka szkoleniowa

Warsztat on-line przeprowadzony jest także metodami aktywnymi, skupiona jest przede wszystkim na przekazywaniu kluczowej wiedzy i wymianie doświadczeń, w możliwie jak najbardziej aktywnych i interaktywnych formach. W tym celu wykorzystywane są różne formy pracy on linowej:

• praca w podgrupach (w podziale nad podpokoje)

• dyskusja na forum

• burza mózgów

• case study

• quizy, gry on-line

• zadania indywidualne

• wykorzystanie chatów moderowanych etc.

Nasze warsztaty realizujemy w oparciu o różnorodne technologie transmisji video tj. Live Webinar, Zoom, Clickmeeting, MS Teams, Google Meet etc.) oraz różnego rodzaju rozwojowe narzędzia cyfrowe np. Mural, Miro, Padlet, Mentimeter, etc. . W formie on-line realizujemy też webinaria, podcasty, warsztaty team buildingowe etc.)

Praca podczas szkolenia skoncentrowana będzie na poszukiwaniu najbardziej użytecznych i praktycznych w zastosowaniu rozwiązań, wypracowanych w oparciu o konkretne przykłady z życia organizacji lub przykłady z branż o podobnym profilu.

Wspieramy zastosowanie nowo nabytej wiedzy i umiejętności na stanowisku pracy poprzez zbudowanie indywidualnego Planu Działań Wdrożeniowych (PDW), którego celem jest:

• transfer wiedzy do środowiska pracy

• zastosowanie rozwijanych podczas szkolenia kompetencji w praktyce, czyli codziennej pracy

• monitoring realizacji i postępów wdrożenia nowych kompetencji

• wzrost motywacji uczestników do zmiany nawyków i sposobu pracy

Formuła warsztatu ONLINE:

• 2 dni szkoleniowe

• 16 godzin szkoleniowych (realizowanych najczęściej 4 x 4h lub 2 x 8h)

• zadanie wdrożeniowe po każdej sesji

• maksymalna liczba uczestników 15 osób

• minimalna liczba uczestników 6 osób

Zajęcia w formie on line’owej realizowane są najczęściej w formie 2-4 spotkań 4h oddzielonych 1-2 tygodniowym czasem pracy wdrożeniowym we współpracy, konsultacjach z trenerem.

Podczas szkoleń w formie on-line uczestnicy:

• mają okazję po każdej sesji zaplanować zadanie wdrożeniowe i wypróbować nowe kompetencje, a przy tym

• mają stały kontakt z trenerem w formie on-line, który daje dodatkową okazję do inspiracji i wymiany doświadczeń także z innymi uczestnikami.

• mają stały kontakt z grupą (zamkniętą grupę dyskusyjną on-line i cykliczne, krótkie sesje pytań i odpowiedzi, np. na temat zadań wdrożeniowych).

Brak interakcji z uczestnikami w sali szkoleniowej można zrównoważyć rozłożeniem procesu szkolenia na etapy, z okazjami do ich wdrożenia i do czerpania z informacji zwrotnych od grupy i trenera.

Szkolenie zostanie prowadzone są przez trenerów praktyków z co najmniej kilkunastoletnim doświadczeniem trenerskim i biznesowym, którzy zostali pozytywnie zweryfikowani na przestrzeni naszych kilkunastoletnich doświadczeń.

Wszystkie szkolenia poprzedzone są pre i post workami w formie zadań, zapoznania się z konkretnymi treściami, case study etc.