Efektywne zarządzanie sobą w czasie

Cele

CELEM SZKOLENIA jest rozwój umiejętności skutecznego planowania i organizowania zadań, prawidłowego określania celów i priorytetów, a także radzenia sobie ze złymi nawykami pracy oraz tzw. pożeraczami czasu i dystraktorami. Uczestnicy dowiedzą się, jak efektywniej pracować, sprawniej selekcjonować informacje oraz stosować skuteczne techniki planowania czasu i metod pracy. Pozwoli to podnieść efektywność działania i lepiej zarządzać sobą w czasie.

Po szkoleniu uczestnicy będą potrafili:

Efektywniej zarządzać swoimi zadaniami i obowiązkami w czasie
Lepiej wykorzystywać naturalny rytm aktywności
Skutecznie ustalać cele, priorytety i organizować zadania
Sprawnie organizować czas pracy zarówno indywidualnie, jak i w zespole
Efektywnie komunikować się z przełożonymi, współpracownikami i klientami
Racjonalnie przygotowywać i realizować narady/spotkania

Korzyści

KORZYŚCI DLA UCZESTNIKA SZKOLENIA

Większa dyscyplina pracy i dotrzymywania ustalonych terminów
Wzrost efektywności gospodarowania własnym czasem pracy
Zwiększenie poczucia własnej wartości i pewności siebie
Lepsza równowaga między życiem zawodowym a prywatnym
Spadek poziomu stresu związanego z nadmiarem pracy i dużą ilością ad hoców

KORZYŚCI DLA ORGANIZACJI

Poprawa efektywności działania pracowników pod presją czasu
Zwiększenie efektywności i wydajności pracy pracowników
Eliminacja marnotrawstwa czasu w firmie
Terminowe dostarczanie wartości dla klienta zgodnie z ustaleniami
Poprawa atmosfery pracy w firmie

Program

ZARYS PROGRAMU SZKOLENIOWEGO

Zarządzanie czasem, a zarządzanie sobą w czasie

Paradygmaty poszczególnych generacji zarządzania czasem
Identyfikacja własnego stylu planowania i organizowania pracy (nawyki pracy)
Naturalny rytm aktywności – ogólne zasady, zasady blokowania podobnych czynności

Zasadnicze reguły planowania czasu pracy

Analiza kosztów i zysków związanych z organizacją pracy
Planowanie i organizowanie pracy własnej z zastosowaniem techniki PERT

Wyznaczanie celów

Cechy poprawnie skonstruowanego celu
Zasada SMART

Ustalanie priorytetów

Analiza zadań priorytetowych zgodnie z zasadą Pareto oraz zasadą Eisenhowera
Moje priorytety a priorytety innych – zadania podlegające i niepodlegające delegowaniu
6 reguł delegowania – szybka analiza; techniki delegowania – obowiązki kierownicze i pracownicze
Pożeracze czasu i dystraktory – przyczyny i środki zaradcze

Organizacja czasu pracy w zespole

Jak planować działania – wady i zalety planowania miękkiego i sztywnego; ryzyko działań nieprzewidzianych, jaki założyć margines błędu?
Praca z dokumentami – podstawowe reakcje na dokumenty, sprawne ich czytanie, analiza i selekcja dokumentów
Efektywna komunikacja – telefonowanie, rozmowy z przełożonymi, współpracownikami w zespole i klientami; komunikacja mailowa
Racjonalne odbywanie i organizacja narad/spotkań

Kontrola czasu pracy

Czynniki podlegające kontroli – wyniki, przebieg pracy
Konstruktywne ocenianie pracy w celu zmotywowania do większej efektywności
Przykładowe listy kontrolne

Forma szkolenia

METODYKA SZKOLEŃ

Nasze szkolenia realizujemy w formie warsztatowej zarówno stacjonarnie, jak i online, stosując różne modele i standardy:

1. MODELE I STANDARDY:

Model TO BE (Training Oriented Business Efficiency)
Model SEB (Szkoleń Efektywnych Biznesowo)
Model J. Kirkpatrick’a
Standard SUS 2.0

2. WARSZTATY STACJONARNE

Metodyka szkoleniowa:

Warsztaty stacjonarne są prowadzone metodami aktywnymi, z dużym naciskiem na praktykę i interakcję. Metoda warsztatowa zapewnia intensywną pracę praktyczną z trenerem, co składa się z:

80% zajęć praktycznych i 20% zajęć teoretycznych.
Skupienie na aktywizowaniu potencjału i zasobów uczestników.
Rozwijanie umiejętności biznesowych, psychologicznych i społecznych.
Uwzględnianie specyfiki działalności firmy, np. analiza przypadków (case study).

Formy aktywności:

Gry decyzyjne i strategiczne, metodyka grywalizacyjna
Zespołowe rozwiązywanie problemów
Symulacje typowych i trudnych sytuacji stanowiskowych
Prezentacje, mini wykłady, sesje burzy mózgów
Dyskusje grupowe, zadania indywidualne i zespołowe
Odgrywanie ról i scenek

Podsumowania: Każde zadanie praktyczne kończy się sesją wymiany refleksji i spostrzeżeń (sharing session). Trener podsumowuje poszczególne bloki zagadnień. Wykorzystywane są także testy i środki audiowizualne, takie jak kamery video czy fragmenty filmów szkoleniowych. Plan Działań Wdrożeniowych (PDW):

Transfer wiedzy do środowiska pracy
Zastosowanie nowych kompetencji w praktyce
Monitoring realizacji i postępów
Wzrost motywacji do zmiany nawyków

Formuła warsztatu stacjonarnego:

2 dni szkoleniowe (16 godzin, najczęściej 2x8h)
Maksymalna liczba uczestników: 15 osób
Minimalna liczba uczestników: 6 osób
Prowadzone przez trenerów praktyków z kilkunastoletnim doświadczeniem

3. WARSZTATY ONLINE

Metodyka szkoleniowa:

Warsztaty online są również prowadzone metodami aktywnymi, z naciskiem na interaktywność i wymianę doświadczeń. Wykorzystywane są różne technologie transmisji video i narzędzia cyfrowe: Formy aktywności:

Praca w podgrupach, dyskusja na forum, burza mózgów
Case study, quizy, gry online
Zadania indywidualne, wykorzystanie chatów moderowanych

Technologie:

Zoom, MS Teams, Google Meet, Clickmeeting
Narzędzia: Mural, Miro, Padlet, Mentimeter

Podsumowania: Podobnie jak w szkoleniu stacjonarnym, uczestnicy będą mieli okazję planować zadania wdrożeniowe i wypróbować nowe kompetencje. Stały kontakt z trenerem i grupą (zamknięta grupa dyskusyjna, sesje pytań i odpowiedzi). Formuła warsztatu online:

2 dni szkoleniowe (16 godzin, najczęściej 4x4h lub 2x8h)
Maksymalna liczba uczestników: 15 osób
Minimalna liczba uczestników: 6 osób
Zajęcia realizowane najczęściej w formie 2-4 spotkań 4h, oddzielonych 1-2 tygodniowym czasem pracy wdrożeniowym

Plan Działań Wdrożeniowych (PDW):